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Retour au bureau
Prêt à retourner au travail?
eBook : Protocole de Retour au Travail 101
Avec cet eBook, vous pouvez travailler à la réouverture en toute sécurité de vos sites de bureau.
Alors que les provinces commencent à assouplir les restrictions et que les membres de l’équipe retournent dans les bureaux et les sites clients, la santé et le bien-être des employés, des clients et des partenaires sont au cœur de la planification de Konica Minolta. Dans le but de soutenir davantage nos partenaires et nos clients, notre Comité de santé et de sécurité a élaboré un certain nombre de procédures et de listes de contrôle, ainsi qu’un exemple de manuel à l’intention des employés, afin de fournir aux employeurs un résumé et des conseils sur les politiques potentielles du COVID-19.
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Suivi de la situation actuelle
Restez à jour sur les règlements et directives du gouvernement Fédéral, Provincial et Local pour assurer que vous êtes clair sur le statut du retour au bureau ainsi que sur ce que les entreprises doivent faire pour ouvrir en toute sécurité.
Déterminer les responsabilités
Attribuer des responsabilités pour la prise de décision, y compris quand les employés peuvent revenir au bureau. Il devrait être clair qui est responsable du plan global, des exigences des installations, de l'aménagement du bureau, des inspections de sécurité, de la prise de température, des communications, des rapports des employés et du contrôle de la conformité aux nouvelles exigences.
Si vous ne disposez pas d'un responsable de la sécurité ou d'une personne en charge de la sécurité des informations, maintenant serait le moment idéal pour attribuer ce rôle. Plus que jamais, il est important d'avoir une personne responsable d’effectuer la formation de la sensibilisation à la sécurité, des protocoles pour les visiteurs, des politiques générales de sécurité et d’assurer la conformité de l’entreprise à tout nouveau protocole de sécurité dans le monde après le COVID-19. Les politiques de sécurité doivent également être actualisées et si vous ne les avez pas actuellement en place, maintenant serait le moment idéal pour commencer.
Préparation du bureau
Assurez-vous que le bâtiment est sécuritaire pour le retour si vous avez fermé les installations à plus long terme - il n'y a pas de problèmes d'eau, les salles de bain fonctionne correctement, les systèmes de sécurité comme les avertisseurs d'incendie ont été testés et les fournisseurs ont été réengagés pour les fournitures ou l'assistance. Vous devrez inspecter tous les détails et par conséquent mettre en œuvre toute modification supplémentaire. Assurez-vous que le nettoyage et la désinfection soient effectués en profondeur avant le retour des employés.
Avec des employés répartis dans tout le bureau, assurez-vous qu'ils peuvent accéder au réseau et à Internet de n'importe où sans aucune lenteur ni interférence. Consultez notre eBook Wi-Fi pour en savoir plus sur quelques causes courantes qui peuvent avoir un impact négatif sur votre réseau sans fil.
Plan de distanciation sociale
Votre bureau doit prévoir une distance de deux mètres entre les employés. Déterminez la capacité maximale sur cette base; qui peut ensuite servir de base à la rotation des horaires du personnel. Déterminez quels bureaux peuvent être utilisés et comment seront-ils attribués, désignez de grandes salles de réunion qui peuvent être utilisées et bloquez l'accès à des salles plus petites qui ne peuvent pas supporter la distanciation physique. Les aires de déjeuner / pause doivent être configurées pour permettre un grand espace de distance physique et tenir compte de la circulation dans tout le bâtiment pour permettre la distance. Retirez les chaises des petites pièces si nécessaire.
Pour de nombreuses entreprises, certains employés continueront de travailler à domicile, que ce soit dans le cadre d'un horaire rotatif ou de façon plus permanente. Assurez-vous de leur fournir les outils dont ils ont besoin pour accéder correctement aux fichiers et applications sur le réseau. Notre page Solutions de travail à distance contient de nombreuses informations pour donner à vos employés les outils dont ils ont besoin pour rester productifs et travailler en toute sécurité à domicile.
Pendant l'ère du COVID-19, les entreprises doivent changer la façon dont nous communiquons entre nous. Pour minimiser les contacts physiques, le télétravail est devenu plus vital que jamais! Mais il y a des moments où une expérience en face à face est nécessaire… Notre Robot de télé présence Double vous permet de rencontrer d'autres personnes de façon virtuelle. Découvrez nos solutions de Robot de Télé présence en cliquant ici.
Préparer vos employés
Les employés sont probablement impatients de retourner au travail, donc une communication claire est nécessaire, décrivant comment vous allez les garder en sécurité et quelles sont leurs responsabilités. Soyez clair sur les avantages du retour au bureau, mais considérez également qu'il peut ne pas y avoir d'avantage pour certains et que le travail à domicile peut continuer. Assurez-vous d'encourager la communication avec les employés et de permettre la discussion des préoccupations. Documentez et informez les employés sur les nouvelles politiques, restrictions et attentes.
Étant donné que davantage d'employés ramènent à la maison des ordinateurs portables de l'entreprise, il est important de protéger les données de l'entreprise en cas de perte ou de vol de l'appareil. Le COVID-19 a mis énormément de pression sur les gens, alors donnez-leur une chose de moins à se soucier avec un bon antivirus et un cryptage à jour sur leurs appareils. Apprenez-en davantage sur nos offres de sécurité et comment vous pouvez aider vos employés à se sentir le plus en sécurité que possible.
Gérer l'accès
Déterminez les portes ou entrées qui seront utilisées pour les employés, les visiteurs et les livraisons. Rendre accessible des fournitures de sécurité aux entrées désignées - désinfectants, lingettes, masques si nécessaire. Placez des panneaux ou des marquages pour que tout le monde comprenne facilement ce qui est attendu. Si vous avez des écrans tactiles pour la connexion des invités, envisagez de les désactiver pour réduire les contacts de surface. Considérez comment vous allez assurer que les employés peuvent se distancer physiquement aux points d'entrée.
Planification d'accès
Les places et l'espace étant limités, un calendrier devra être élaboré et suivi. Pensez à faire la rotation des employés pour accéder à l’immeuble ou à établir des priorités si certains rôles sont plus efficaces au bureau. Certaines équipes peuvent avoir besoin d'être présentes en même temps pour être efficaces. L'horaire doit être géré et approuvé, et tous les accès doivent être suivis afin que vous sachiez clairement qui était au bureau à un moment donné, et quel bureau ils utilisaient.
Si vous n'avez pas encore fait le saut, Office 365 est un excellent moyen pour les employés à distance reste connectés et productifs de n'importe où, en leur donnant un accès rapide aux courriels, aux calendriers partagés et aux équipes Microsoft. Notre page Solutions de Travail à Distance est un excellent point de départ pour en apprendre davantage sur ce que les employés ont besoin pour rester productifs à la maison.
Repenser les flux de travail papier
Examiner les processus internes pour identifier les opportunités de réduire la transmission physique des documents. Cela peut aider à augmenter la distance physique et à réduire les risques. Les outils de signature électronique pour les approbations, les flux de travail automatisés et d'autres solutions de numérisation peuvent vous aider à maintenir vos opérations de façon efficaces dans les mois à venir lorsque vous allez implémenter une opération de bureau modifiée.
Notre programme Digital Day1 est une approche clé en main et rentable pour vous aider à vous éloigner de certains processus clés sur papier. Nous pouvons fournir des solutions de numérisation simples qui sont sécurisées, sauvegardées et accessibles à partir de n'importe quel appareil. Commencez dès le premier jour, puis continuez à votre rythme. Vouloir en savoir davantage? Cliquez ici pour nous contacter!
Surfaces fréquemment touchées
Si possible, automatisé les portes d’entrées ou gardez les portes internes ouvertes aux endroits où la sécurité n'est pas un problème. Les interrupteurs d'éclairage pourraient également être remplacés par des capteurs de mouvement. Retirez les fournitures partagées comme les marqueurs pour tableau blanc, les contenants de nourriture ou de boisson, les vestiaires et les cintres. Désinfectez régulièrement les boutons des micro-ondes, les interfaces des distributeurs automatiques et fournissez des lingettes désinfectantes à proximité de ces zones pour permettre aux employés de nettoyer avant et après chaque utilisation.
Nettoyage continu des installations
Augmentez la fréquence de nettoyage et de désinfection des parties communes, des salles de bains, des poignées de portes ou d'armoires, des bureaux et des salles de réunion. Donnez des fournitures pour que les employés essuient régulièrement leurs propres zones, téléphones et claviers. Déterminez le calendrier de nettoyage souhaité avec votre vendeur / fournisseur et incluez les exigences de désinfection et indiquez clairement à quelle fréquence le tout doit être effectué. Mettez en place une politique de bureau propre pour tout le personnel afin de vous assurer que les bureaux sont nettoyés. Dans les salles de réunion, mettez des lingettes à disposition.
Auto-évaluations
Les employés doivent être conscients de leur santé et vous devriez envisager de demander au personnel de confirmer leur bien-être avant de venir au bureau chaque jour. Il est important de s'assurer que le personnel comprend qu'il doit rester à la maison s'il est malade ou s'il présente des symptômes d'infection. Un simple questionnaire d'auto-évaluation peut vous aider. Il sera important de faire le suivi et de surveiller en permanence pour confirmer que chaque employé répond aux critères acceptables avant d'entrer dans le bureau.
Gérer l'infection
Malgré tous vos efforts, il est possible qu’un employé commence à présenter des symptômes au bureau. Tout le monde doit savoir comment gérer une telle situation. L'employé doit signaler les symptômes, ou ses collègues doivent le signaler s'ils observent des symptômes, à la ressource désignée (par exemple, le gestionnaire, le service des Ressources Humaines, le coordonnateur de bureau) et l'employé doit quitter immédiatement le bâtiment. Le nettoyage des zones touchées doit être effectué immédiatement. Si un diagnostic positif est confirmé, une désinfection en profondeur doit être effectuée dans le bureau. Vous devez consacrer du temps à l’élaboration d'un plan de réponse aux infections afin que vos responsables et votre personnel possède les connaissances sur quoi faire en cas d'infection.
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Ressources de santé publique et lectures complémentaires
Consultez les suggestions et informations fournies par les autorités ci-dessous pour vous aider à mieux vous préparer, vous et votre lieu de travail! Nous avons rassemblé des liens de ressources clés pour chaque province.